13 Maneras de Aumentar tu Productividad

Aquí te tengo una noticia buena y una mala: la mala es que este círculo vicioso puede que no termine nunca y veas tus horas y días de vida agotados con mil cosas que hacer (sin ninguna terminada, por supuesto); pero por otro lado, la buena noticia es que este mismo círculo puede acabar el día que te decidas a ser más productivo y eficientar tu tiempo.

Todos los seres humanos tenemos 24 horas al día, es nuestro presupuesto sin importar qué tan guapos seamos, nuestra posición económica o a qué nos dediquemos (al menos en eso la vida sí que es justa), entonces la decisión de qué hacer en esas horas depende de nosotros y, aunque de entrada parezca imposible organizar mejor nuestros tiempos y actividades, si vamos practicando poco a poco cómo ser más productivos, la balanza se inclinará eventualmente a nuestro favor.

En el tema de la productividad, en realidad importa poco si eres un alto ejecutivo, un ama de casa o un emprendedor; lo que aquí realmente pesa es que puedes pasar del agobio y el estrés de tus múltiples ocupaciones a la productividad y la correcta administración del tiempo.

Sí, empezar es difícil, por ello y para que no te pierdas mucho en el camino, te comparto estas 13 Maneras Aumentar tu Productividad que, al menos a mí, me han salvado varias veces de caer en la procrastinación y me han llevado a terminar lo que comienzo, teniendo como consecuencia, ser más productiva en todos los aspectos de mi vida:

Comienza con metas diarias y evita comenzar el día sin tener en la mente a qué vas a dedicar sus horas. Sí, yo sé que tus metas son demasiadas y no caben en un día, pero si comienzas a enfocarte en las 24 horas disponibles, será más difícil no terminar tus actividades o acabar el día sintiendo que trabajaste mucho, pero… “no hiciste nada”.

Ligadísimo al punto anterior, pues una vez que estableces metas, entonces puedes dividirlas en actividades que priorizar, comenzando (sugiero) por lo más difícil, yendo de lo general a lo particular. ¡Es cosa de partir el pastel y comer un pedazo a la vez! (Obviamente, disfrutándolo) ;)

Particularmente llevo siempre conmigo una libreta de bolsillo y una pluma que me permiten tomar notas de ideas, pendientes y tareas para las cuales a veces no me da la mente. Una vez tranquila o estando en mi computadora, analizo estas notas y las priorizo o integro como parte de las metas y actividades correspondientes. Este es un tip que, al menos a mí, me ha salvado de olvidarme de asuntos importantes o, simplemente, de perderme de una buena idea (para escribir este blog, por ejemplo). Ahora que si tú eres más tecnológico que esto, también existen aplicaciones como Evernote o Remember The Milk que hacen lo mismo desde tu computadora o smartphone.

Si trabajas en una oficina, sabrás de lo que te hablo. Pasar horas y horas en una junta tras otra la mayoría de las veces no es la mejor opción si de productividad hablamos. Y es que las juntas realmente eficientes son aquellas que marcan un objetivo, un tiempo delimitado y que integran una minuta con acuerdos y seguimientos. Si las reuniones a las que asistes son así, ¡felicidades! Si no, te invito a que reflexiones cuántas horas de tu semana son invertidas en asistir a reuniones y lo compares con los resultados obtenidos. ¿El balance es positivo?

Una forma de evitar la “juntitis aguda” es justo hacer uso de la tecnología, pues en nuestros días ya no es necesario reunirse con tooooodo el mundo para cerrar un negocio o llegar a un acuerdo, sobre todo si contamos el tiempo y recursos necesarios para trasladarnos (en caso de no estar en el mismo espacio físico que nuestros colegas). ¡Para eso existen aplicaciones y muchas curiosidades inventadas por los genios que nos ayudan a hacer más liviana la vida! Y entre las cuales te puedo nombrar, por mencionar algunas, Skype y Google Hangouts. Ambas eficientes, profesionales ¡y gratuitas!

Sí, yo sé que nadie en el universo hace mejor tu trabajo que tú, que tus tareas en casa o tus actividades son impostergables, eso no lo vamos a discutir en este blog, pero… ¿a poco no te vendría bien un descanso? ¿pasarle un poco de ese trabajo a otra persona? ¿confiar más y estresarte menos? Desde mi punto particular de vista, el “perfeccionismo” al cual muchos nos aferramos como una virtud, se vuelve un verdadero lastre a la hora de ser productivos, pues en el afán de hacerlo todo nosotros solos, nos llenamos de compromisos y actividades que son humanamente imposibles de terminar en un solo día, por una sola persona. ¿Y si hoy mismo delegas y confías en los demás, cuál crees que sería el resultado?

Revisar el correo electrónico cada cinco minutos sólo para abrirlo y apresurarte a contestar lo urgente, no es precisamente sinónimo de productividad, pues en general las cosas urgentes son los distractores más efectivos para desviarnos de lo realmente importante. Para ayudarte un poco con esto, te dejo esta tabla que encontré en: http://www.sebascelis.com/urgente-vs-importante/ para que puedas tomar mejores decisiones sobre lo urgente e importante día con día. Si algo es…

Reúne la información necesaria y simplemente hazlo. Muchas de las tareas que se estancan en una agenda de pendientes tienen que ver con la falta de toma de decisión. Recuerda que NO DECIDIR también se convierte eventualmente en una decisión, así que si le ganas el paso y ejecutas, será menos probable que acumules pendientes o que le restes relevancia a lo realmente importante. Sí, todas las decisiones conllevan riesgos, pero también mucho aprendizaje. Definitivamente, la indecisión cuesta más cara a largo plazo.

Cosas, papeles, carpetas, notas mentales y escritas, documentos de hace cinco años que a nadie ya le sirven, etc, etc. Una de las grandes enseñanzas que a mí me ha dejado la vida y que ahora me atrevo a compartirte, es que cuando se acumula, lo viejo obstruye el paso a lo nuevo, y esto nuevamente se refiere a los mundos tanto físicos como espirituales o intelectuales. Si abres paso y eliminas lo que ya no es útil, tendrás más recursos valiosos que invertir y más claridad de pensamiento. ¿Por qué no probar?

De las redes sociales, del correo electrónico, del teléfono y de cualquier aparato o distracción que te aleje de la tarea a la cual estás dedicando tu tiempo. Si es necesario, apaga el celular y desconecta el internet. Ya verás lo maravilloso y productivo que es dedicarse unas horas a lo que realmente es importante y sobre todo, comprobarás cuánto avance puede haber en un par de horas bien invertidas.

A mí éste es el que me ha costado más trabajo, honestamente, pues soy las que va de una web a otra, de esta idea a aquella y de la libreta de notas a la computadora y viceversa. Sin embargo, reconozco que cuando me concentro en una sola cosa soy mucho más efectiva, productiva e incluso creativa, pues todos mis sentidos se enfocan en lo que estoy haciendo y eso permite que simplemente fluya y llegue aún más inspiración. Sí, es un GRAN reto, pero igual que con los demás puntos, te aseguro que si lo intentas, valdrá la pena. ¡Comprobado!

La ley de Pareto es conocida como el principio 80/20, donde el 80% del valor de una tarea proviene del 20% de esfuerzo. Así, esta ley nos invita a producir multitud de binomios y aplicarlos para maximizar la eficiencia, ejemplo: esfuerzo/resultados, publicidad/clientes, empleados/trabajo, etc. El reto aquí es determinar cuál es el grupo de elementos, individuos o recursos que componen ese 20% para impulsarlos y así abarcar el 80% de las tareas correspondientes.

Sí, aunque parezca para muchos una “pérdida de tiempo”, dedicarse a pensar, a generar nuevas ideas, a realizar mapas mentales y reflexionar sobre el rumbo y las decisiones tomadas puede ser un gran aliciente de la productividad. Yo tuve un jefe que decía que era preferible invertir un par de horas a pensar, que todo un día a dar de vueltas sin terminar nada. Sin duda ha sido uno de los mayores aprendizajes que ahora llevo conmigo para cualquier actividad y que me ha ayudado a ser más certera, ordenada y creativa en todos los aspectos de mi vida.

Por último: recuerda que ser productivo no implica disponer de más tiempo en el día para trabajar más, sino que trasciende más allá, pues la idea es que te conduzca a mejorar tu calidad de vida, y así (por fin) puedas dedicar más tiempo a estar con tu familia, inviertas algunos minutos en tus hobbies, aprendas o practiques alguna actividad. En fin, todo aquello que le dé balance y armonía a tus horas.